商务秘书在安排商务旅行时,需要注意哪些事项

2013年11月26日 17:00:11  来源:张婷婷 (个体经营)
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  1.票务

  (1)铁路。在准备预订车票的时候,一定要查用最新的列车时刻表,车次很有可能因为季节等原因发生变化。

  (2)航空。各公司对职员和干部出差的待遇都有不同的规定,比如,按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此,秘书在预定车票和机票之前,一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。

  (3)其他注意事项。出差途中,最麻烦的就是换车,稍不注意,就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车,在时间上一定要安排得宽裕些。为了预防意外,在日程表上要注明其他交通工具,如飞机、轮船的起飞、起航的时间,这样能根据实际情况,及时灵活地换乘其他交通工具。

  为了做好票务工作,秘书平时就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法及如何使用支票、如何兑换外币等内容。

  2.住宿

  领导出差安排住什么样的旅馆,一般都要根据领导个人的爱好和习惯来决定。如果出差的地方是第一次去,在那里有子公司或自己的事务所的话,就请他们代为联系安排住处.没有的话,就请当地旅游或交通部门介绍,最好不要去找自己的客房或代理商。

  3.用品

  领导出差要随身携带的东西,秘书一定要替领导想好。如果出差是远行,忘了带什么东西必须要回来取的话,那就太误事了。临动身之前,秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单,给领导看看有什么遗漏。

  领导出差一般要随身携带下列用品:名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品,如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。但是,秘书在准备这些东西时不能带得太多。随身携带的只能是必需的,可带可不带的就尽量少带。

  4.工作安排

  秘书一方面为领导出差作准备,但在另一方面也要提醒领导对公司的事作个安排。领导要出差,特别是出差的时间比较长,各部门来请示报告也会增多。在这时,秘书要注意安排领导的休息,不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如,在动身前两三天,秘书与有关部门打个招呼,把一些定期的汇报材料先缓一缓,等领导回来后再看。

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